Regulamin świadczenia usług

Wersja: 2026-09-29

Regulamin określa zasady, na jakich Emiteo udostępnia serwis do organizacji walnego zgromadzenia akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej pod adresem wza.online.

1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest Emiteo sp. z o.o. z siedzibą w Koszalinie, ul. Wojska Polskiego 24-26, 75-712 Koszalin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000820021. Kontakt: napiszdonas@emiteo.pl.

W regulaminie używamy następujących pojęć:

• Usługodawca — Emiteo sp. z o.o.
• Serwis — aplikacja dostępna pod adresem wza.online.
• Spółka — prosta spółka akcyjna, która organizuje zgromadzenie w Serwisie.
• Organizator — osoba działająca w imieniu Spółki, która ma konto w Serwisie.
• Akcjonariusz — osoba wpisana do rejestru akcjonariuszy Spółki, zawiadamiana o Zgromadzeniu.
• Zgromadzenie — walne zgromadzenie akcjonariuszy Spółki prowadzone przy wykorzystaniu Serwisu.

2. Zakres usługi

Serwis obsługuje techniczną stronę Zgromadzenia: przyjmuje rejestr akcjonariuszy, wysyła zawiadomienia na adresy e-mail z rejestru, udostępnia Akcjonariuszom dokumenty i treść uchwał, zbiera głosy i sprzeciwy, liczy wynik i udostępnia Spółce raport z walnego zgromadzenia, przeznaczony do załączenia do protokołu, wraz z historią czynności w systemie.

Usługodawca nie zwołuje Zgromadzenia, nie przewodniczy mu, nie rozstrzyga, czy uchwała została ważnie podjęta, i nie udziela porad prawnych. Są to czynności Spółki i jej organów. Serwis jest narzędziem, z którego Spółka korzysta na własną odpowiedzialność.

3. Warunki korzystania

Konto w Serwisie zakłada osoba uprawniona do działania w imieniu Spółki. Zakładając konto i dodając Spółkę, Organizator oświadcza, że jest do tego uprawniony. Skutki nieprawdziwego oświadczenia ponosi Spółka, która zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności za zawiadomienia wysłane na jego podstawie.

Wymagania techniczne: aktualna wersja przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript oraz dostęp do adresu e-mail. Serwis nie wymaga instalacji oprogramowania ani podpisu kwalifikowanego.

4. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Dane Akcjonariuszy pozostają danymi Spółki, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie. Podstawą jest umowa powierzenia przetwarzania danych, opisana na stronie Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Umowę akceptuje właściciel konta Spółki w panelu, raz dla każdej wersji umowy, zanim będzie można utworzyć i zwołać Zgromadzenie. Serwis zapisuje wersję umowy, datę akceptacji i skrót SHA-256 wyświetlonej treści.

5. Rejestr akcjonariuszy

Rejestr akcjonariuszy dostarcza Spółka i odpowiada za jego poprawność, aktualność i kompletność — w tym za adresy e-mail, liczby akcji i liczby głosów. Usługodawca nie weryfikuje uprawnienia do udziału w Zgromadzeniu ponad to, co wynika z przekazanego rejestru.

6. Dokumenty zgromadzenia

Dokumenty zgromadzenia są udostępniane w postaci, w jakiej wgrała je spółka, i identyfikowane skrótem SHA-256 ich treści. Platforma nie skanuje ich pod kątem złośliwego oprogramowania — za treść i bezpieczeństwo wgrywanych plików odpowiada spółka.

7. Identyfikacja akcjonariusza

Spółka wybiera poziom identyfikacji Akcjonariusza przed zwołaniem Zgromadzenia. Domyślnym poziomem jest indywidualny link wysłany na adres e-mail z rejestru akcjonariuszy: kto ma link, ten głosuje.

Wybrany poziom jest pokazywany Spółce i Akcjonariuszom, zanim Zgromadzenie się rozpocznie, tak aby obie strony wiedziały, na czym opiera się identyfikacja oddającego głos.

8. Głosowanie i wynik

Głosowanie odbywa się nad każdą uchwałą osobno: za, przeciw albo wstrzymuję się. Waga głosu wynika z liczby głosów przypisanej Akcjonariuszowi w rejestrze akcjonariuszy.

Wynik jest liczony po zamknięciu głosowania nad daną uchwałą i udostępniany Spółce oraz Akcjonariuszom w Serwisie, a następnie w raporcie z walnego zgromadzenia, przeznaczonym do załączenia do protokołu. Każdy Akcjonariusz otrzymuje potwierdzenie oddania głosu, które może później zweryfikować.

9. Zakres tajności głosowania

W głosowaniu tajnym spółka nie zapisuje obok danych akcjonariusza tego, jak zagłosował, a w ogłoszonym wyniku głosy nie są przypisane do poszczególnych akcjonariuszy. Tajność ma jednak granicę, którą należy znać: przy każdym głosie zapisywana jest liczba głosów, która z niego wynika — jest ona niezbędna do policzenia wyniku. Jeżeli akcjonariusze spółki dysponują różnymi liczbami głosów, osoba mająca dostęp do bazy danych spółki może na tej podstawie ustalić, jak zagłosował konkretny akcjonariusz. Tajność głosowania chroni więc wynik publikowany i rejestr zgromadzenia, nie zaś dostęp administracyjny do bazy danych.

10. Sprzeciw do uchwały

Akcjonariusz może zgłosić sprzeciw do uchwały. Sprzeciw nie wstrzymuje podjęcia uchwały i nie zmienia wyniku głosowania; jest zapisywany i pojawia się w raporcie z walnego zgromadzenia, przeznaczonym do załączenia do protokołu, wraz z oznaczeniem Akcjonariusza, który go zgłosił.

11. Dostępność serwisu i awarie

Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Serwisu. Serwis może być niedostępny z powodu awarii lub prac technicznych.

Jeżeli Zgromadzenie musi odbyć się w konkretnym terminie, Spółka powinna przewidzieć w jego regulaminie możliwość ogłoszenia przerwy. Wzór regulaminu generowany przez Serwis zawiera taką klauzulę.

12. Odpowiedzialność

W zakresie danych Akcjonariuszy Spółka jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Spółka odpowiada za treść rejestru akcjonariuszy, treść uchwał, treść i bezpieczeństwo wgrywanych dokumentów oraz za zgodność przebiegu Zgromadzenia z prawem i umową spółki.

Usługodawca odpowiada za działanie Serwisu na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem punktu 11. Usługodawca nie odpowiada za skutki podania nieprawidłowych danych w rejestrze akcjonariuszy ani za skutki decyzji organów Spółki.

13. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Serwisu można zgłaszać na adres napiszdonas@emiteo.pl albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy. Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu, nazwę Spółki i adres e-mail konta.

Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

14. Zmiany regulaminu

Regulamin ma wersję. O zmianie Usługodawca informuje Organizatorów pocztą elektroniczną na adresy przypisane do kont, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie.

15. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, chyba że przepis bezwzględnie obowiązujący stanowi inaczej.