Polityka prywatności

Polityka opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w serwisie Emiteo Walne Zgromadzenie pod adresem wza.online, w jakich rolach i na jakich zasadach.

1. Administrator danych

Emiteo sp. z o.o., ul. Wojska Polskiego 24-26, 75-712 Koszalin, KRS 0000820021. W sprawach dotyczących danych osobowych: napiszdonas@emiteo.pl albo korespondencyjnie na adres siedziby.

2. Dwie role Emiteo

Wobec danych Organizatora — jesteśmy administratorem. Chodzi o dane konta osoby, która zakłada konto w serwisie i działa w imieniu spółki: adres e-mail, imię i nazwisko, dane rejestrowe spółki oraz zapis tego, kto i kiedy zaakceptował umowę powierzenia.

Wobec danych akcjonariuszy — jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Administratorem tych danych jest spółka, która organizuje zgromadzenie. Przetwarzamy je wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

To rozróżnienie decyduje o wszystkim, co opisano niżej — łącznie z tym, do kogo kierować swoje żądania.

3. Jakie dane i w jakim celu

Jako administrator przetwarzamy: adres e-mail i imię i nazwisko osoby zakładającej konto, dane rejestrowe spółki (numer KRS, nazwę, adres, formę prawną), zapis akceptacji umowy powierzenia wraz z jej wersją i skrótem treści, a także dane techniczne niezbędne do prowadzenia konta i zapewnienia bezpieczeństwa. Jako administrator przetwarzamy też dane osób zapisanych na listę oczekujących WZA.online (punkt 5).

Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane, które wynikają z rejestru akcjonariuszy i z przebiegu zgromadzenia: imię i nazwisko albo nazwę akcjonariusza, adres e-mail, liczbę akcji i liczbę głosów, fakt i czas otrzymania zawiadomienia, fakt i czas oddania głosu, treść zgłoszonego sprzeciwu oraz zapisy czynności w systemie.

4. Podstawy prawne

Wykonanie umowy o świadczenie usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie prowadzenia konta Organizatora i udostępniania serwisu.
Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie bezpieczeństwa serwisu, obsługi reklamacji, ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed nimi, a także wykazania, że zgoda na listę oczekujących została wyrażona (punkt 5).
Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie dokumentacji, którą musimy przechowywać.
Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie analityki (punkt 9), informacji handlowych oraz listy oczekujących (punkt 5).
Dane akcjonariuszy przetwarzamy w imieniu spółki na podstawie umowy powierzenia — art. 28 RODO. Podstawę prawną wobec akcjonariusza wskazuje spółka.

5. Zgody na informacje od Emiteo

To jedyny zapis, który przechodzi ze zgromadzenia do Emiteo. Akcjonariusz może — ale nie musi — zgodzić się na otrzymywanie od Emiteo informacji handlowych na swój adres e-mail.

Zgoda jest domyślnie niezaznaczona; zaznaczenie jest całym aktem jej wyrażenia.
Treść klauzuli ma wersję, a jej skrót jest zapisywany razem ze zgodą.
Zgodę można wycofać w każdej chwili na tej samej stronie zgromadzenia, na której została wyrażona.
Wyrażenie ani wycofanie zgody nie zmienia niczego w udziale akcjonariusza w zgromadzeniu.
Dopiero ta zgoda sprawia, że adres akcjonariusza staje się adresem, z którego Emiteo może korzystać we własnym imieniu, a nie wyłącznie w imieniu spółki.

Lista oczekujących WZA.online. Wobec tych danych jesteśmy administratorem. Na stronie głównej możesz zapisać się na listę oczekujących, aby otrzymać od Emiteo sp. z o.o. informację o uruchomieniu serwisu WZA.online. Podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podajesz adres e-mail, nazwę spółki oraz swoją rolę: osoby organizującej walne zgromadzenia albo akcjonariusza. Razem z zapisem przechowujemy jego datę, wersję treści zgody wraz z jej skrótem oraz adres IP, z którego wysłano formularz.
Zgoda jest domyślnie niezaznaczona. Zapis staje się aktywny dopiero wtedy, gdy potwierdzisz go linkiem, który wysyłamy na podany adres. Link jest ważny przez 7 dni.
Z adresu korzystamy wyłącznie po to, aby poinformować Cię o uruchomieniu WZA.online. Nazwa spółki i rola służą wyłącznie dopasowaniu tej informacji do Ciebie.
Jeżeli w chwili zapisu masz włączoną zgodę na analitykę (punkt 9), zapisujemy też źródło Twojej pierwszej wizyty z ostatnich 90 dni: parametry UTM, identyfikator kliknięcia w reklamę, stronę wejścia i stronę odsyłającą. Służą nam wyłącznie do oceny, skąd przychodzą zapisy. Przechowujemy je u siebie i nie przekazujemy do GetResponse.
Do wysyłki informacji o uruchomieniu korzystamy z narzędzia GetResponse. Przekazujemy do niego, na osobną listę, wyłącznie dane osób, które potwierdziły zapis i nie wycofały zgody: adres e-mail, adres IP, nazwę spółki, rolę, wersję i datę zgody oraz Twój link do wypisania.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: linkiem do wypisania w wiadomości od nas, rezygnacją z subskrypcji w wiadomości wysłanej z GetResponse albo pisząc na napiszdonas@emiteo.pl. Każde wycofanie odnotowujemy u siebie, a Twój kontakt usuwamy z listy w GetResponse. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jego dokonaniem. Po wycofaniu nie wyślemy Ci już żadnej wiadomości z listy.
Jeżeli nie potwierdzisz zapisu, po 37 dniach od jego wysłania anonimizujemy go: usuwamy adres e-mail, adres IP, nazwę spółki i źródło wizyty. Zostają wyłącznie dane, które nie pozwalają Cię zidentyfikować: rola, stan zapisu, daty i wersja treści zgody.
Po 6 miesiącach od uruchomienia serwisu WZA.online usuwamy Twój kontakt z GetResponse i anonimizujemy listę: usuwamy z niej nazwy spółek i źródła wizyt. Rolę zachowujemy wyłącznie jako anonimową statystykę.
Dowód potwierdzonej zgody, czyli adres e-mail, adres IP, wersję treści zgody oraz daty zapisu, potwierdzenia i wycofania, przechowujemy przez 6 lat, aby móc wykazać, że zgoda została wyrażona, i bronić się przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres ten liczymy od wycofania zgody, a jeżeli jej nie wycofasz, od anonimizacji listy 6 miesięcy po uruchomieniu serwisu. Po jego upływie usuwamy z dowodu adres e-mail i adres IP.
Zapis na listę nie zakłada konta w serwisie i do niczego Cię nie zobowiązuje.

6. Odbiorcy i podprocesorzy

Amazon Web Services (Frankfurt, region eu-central-1) — hosting aplikacji, bazy danych i plików; po wyrażeniu zgody na analitykę (punkt 9) także narzędzie Amazon CloudWatch RUM.
Amazon Simple Email Service — wysyłka zawiadomień i wiadomości systemowych.
Cloudflare Turnstile — ochrona formularzy dostępnych bez logowania przed automatycznym nadużyciem.
CookieYes — obsługa zapytania o zgodę na pliki cookie i zapis Twojej odpowiedzi, wyłącznie na stronach publicznych.
Google Tag Manager i Google Analytics — wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę (punkt 9) i wyłącznie na stronach publicznych.

Wiążącą listę podprocesorów zawiera umowa powierzenia przetwarzania danych, którą spółka akceptuje przed zwołaniem zgromadzenia. Lista podprocesorów w tej umowie jest tożsama z powyższą listą odbiorców — umowa stwierdza to wprost, a zmiana listy podprocesorów jest nową wersją umowy. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora informujemy spółkę z wyprzedzeniem, a spółka może zgłosić wobec tego sprzeciw (art. 28 ust. 2 RODO).

Dane z listy oczekujących (punkt 5) przetwarzamy jako administrator, poza umową powierzenia. W naszym imieniu przetwarzają je:

Amazon Web Services (Frankfurt, region eu-central-1): hosting aplikacji i bazy danych.
Amazon Simple Email Service: wysyłka wiadomości z linkiem potwierdzającym zapis.
Cloudflare Turnstile: ochrona formularza zapisu przed automatycznym nadużyciem.
GetResponse: wysyłka informacji o uruchomieniu serwisu WZA.online, wyłącznie do osób, które potwierdziły zapis.

7. Okres przechowywania

Okres przechowywania dokumentacji zgromadzenia ustala spółka i może go przedłużyć; usuwamy te dane na jej polecenie. Dolną granicą jest to, czego wymagają przepisy Kodeksu spółek handlowych i przepisy o przechowywaniu dokumentacji.

Dane konta Organizatora przechowujemy przez czas korzystania z serwisu, a po jego zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.

Okresy przechowywania danych z listy oczekujących opisuje punkt 5.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wycofania zgody, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Akcjonariusz realizujący swoje prawa wobec danych ze zgromadzenia zwraca się do spółki, a nie do Emiteo — te dane przetwarzamy na jej udokumentowane polecenie i nie możemy o nich rozstrzygać samodzielnie. Żądanie, które otrzymamy bezpośrednio, przekazujemy spółce.

Pytanie o zgodę na pliki cookie zadaje w naszym imieniu CookieYes — to samo narzędzie, z którego korzysta serwis emiteo.pl. Serwis zapisuje w Twojej przeglądarce pliki cookie niezbędne do jego działania: sesję akcjonariusza w zgromadzeniu oraz zapis Twojej odpowiedzi na pytanie o zgodę. Ten drugi plik nazywa się cookieyes-consent, jest ważny 365 dni i zawiera Twoją odpowiedź dla każdej kategorii plików cookie oraz nadany przez CookieYes numer zgody. Nie zawiera żadnej informacji o zgromadzeniu, w którym bierzesz udział.

Po wyrażeniu zgody uruchamiamy narzędzia analityczne — Google Tag Manager, Google Analytics oraz Amazon CloudWatch RUM — które zapisują własne pliki cookie i dane w pamięci przeglądarki, aby rozpoznać kolejne odsłony w ramach tej samej wizyty. Bez zgody nie uruchamiamy żadnego z nich i nie wysyłamy do nich żadnego zapytania. Po wyrażeniu tej zgody zapamiętujemy też w pamięci przeglądarki, przez 90 dni, źródło Twojej wizyty (punkt 5).

Na stronie zgromadzenia nie działa żadna analityka, żaden menedżer tagów ani żaden zewnętrzny piksel — ani przed wyrażeniem zgody, ani po nim. Pytanie o zgodę zadajemy wyłącznie na stronach publicznych i nie ma na stronie zgromadzenia niczego, co mogłoby ono włączyć.

Swoją odpowiedź możesz zmienić w każdej chwili — tu albo w oknie zgody na dole strony:

10. Zmiany polityki

Politykę możemy zmienić, na przykład gdy zmieni się zakres przetwarzanych danych albo lista podprocesorów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach informujemy Organizatorów pocztą elektroniczną.

Zasady korzystania z serwisu opisuje Regulamin, a powierzenie danych akcjonariuszy — Umowa powierzenia przetwarzania danych.